Sommer 2017 – tips for enklere e-post i ferien


Selv om hverdagen settes på vent i sommerferien, lever IT-løsningene som normalt hele juli måned. Et klassisk problem som kan oppstå, er at en e-postboks enten går full eller krever passordbytte mens man er borte. En konsekvens kan være at e-postboksen blir låst.

Her er et par tips for å unngå postkassetrøbbel i ferien:

1: Sjekk hvor mye ledig plass du har i postboksen
Har du en nesten full postboks, kan det være at den blir overfylt i løpet av ferien og slutter å fungere. Dette sjekker du enkelt i Outlook, ved å se nede til venstre:

Hvis du klikker på [Fil] i menyen i Outlook, ser du også størrelse, og finner verktøy du kan bruke for å rydde opp om nødvendig:

(utseende og plassering kan variere fra versjon til versjon av Outlook).

 

2: Husk å oppdatere passordet ditt
Hvis du har litt uflaks kan det være at du må oppdatere passordet ditt midt i ferien. Hvis du ikke får med deg dette og passordet utløper, får du ikke tilgang til e-postboksen din og må ringe inn for å få nytt passord.

Derfor er det smart å bytte passord nå, før du drar på ferie. Da er du sikker på at du har maks levetid på passordet ditt.

For å bytte passord logger du inn på terminalserveren, og velger [Windows Security] -> [Change a password]. Husk å legge inn ditt nye passord på mobiltelefon, nettbrett etc. også.

3: Legg inn automatisk fraværsmelding
En fraværsmelding gjør det enklere både for deg og for avsender. Du får informert om at du er på ferie på en enkel måte. En god fraværsmelding bør inneholde:

– hvor lenge du er borte
– alternativ kontakt (f.eks. et sentralbord eller en kollega som er på jobb)
– eventuelt hvor man tar kontakt for akutte saker

Du legger dette enkelt inn via Outlook, ved å velge [Fil] og klikke på [Automatiske svar]:

Husk å legge inn fraværsmeldingen i feltene for både innenfor og utenfor organisasjonen (se markering under), slik at ikke bare kollegaene dine får fraværsmeldingen.